Mengenal Apa Itu EPC ?

EPC adalah singkatan dari Engineering, Procurement, and Construction. Apa yang membedakan EPC dengan proyek lain? siapa saja pemain-pemain EPC?

EPC Project adalah sebuah proyek yang terdiri rangkaian aktivitas Engineering (Perencanaan), Procurement (Pengadaan), dan Construction (Konstruksi) biasanya dilanjutkan dengan aktivitas Commissioning (Pengujian). Keempat aktivitas tersebut saling terkait dan dikerjakan oleh satu Contractor yang sama. Di proyek biasa (Regular Project) Engineering biasanya dikerjakan oleh konsultan perencana, dan aktivitas procurement dan construction biasanya melebur menjadi satu aktivitas. Lain halnya dengan proyek EPC dimana procurement memiliki peranan yang sangat vital dalam ketepatan waktu pelaksanaan proyek. Untuk lebih detailnya akan saya jabarkan masing-masing aktivitas Proyek EPC.

A. Engineering

Pada tahap Engineering Contractor dituntut untuk mengumpulkan data sendiri, untuk keperluan perhitungan dan desain. Tentunya semua proses pengumpulan data mulai dari soil investigasi, soil resistivity, lab test, material test harus mengikutsertakan Owner dan Konsultan. Semua report hasil pengujian harus disubmit dan disetujui(approved) oleh Owner baru kemudian kontraktor bisa melanjutkan ke tahap desain. Semua desain harus mengacu pada kontrak/spec/RKS dan Standard Internasional/Nasional yang berlaku. Biasanya di proyek-proyek EPC milik PLN dan PGN sebelum menyusun dokumen perencanaan Kontraktor diharuskan menyusun dokumen Design Basis atau Specification. Tujuannya semua desain yang dibuat oleh kontraktor harus mengacu pada dokumen design basis dan specification tersebut, tidak boleh menyimpang sedikitpun. Di dokumen tersebut ada syarat-syarat yang harus dipenuhi misalkan tekanan pompa harus berapa bar, mutu beton harus berapa MPa, kapasitas tanki harus berapa Liter, dll.

Optimasi desain menjadi kunci utama dalam aktivitas Engineering, bagaimana membuat desain yang effisien dan mudah dikerjakan di lapangan. Namun pada kenyataannya seringkali terjadi keterlambatan di Engineering akibat kurang baiknya komunikasi antara kontraktor, vendor (untuk beberapa perhitungan yang spesifik biasanya menggunakan jasa vendor), dan reviewer. Akibatnya aktivitas procurement dan construction ikut terlambat karena Engineering terlambat. Selain itu adanya keteledoran perhitungan yang mengakibatkan adanya perbedaan volume yang signifikan dapat menimbulkan implikasi biaya yang besar, oleh karena itu pada tahap ini kita haruslah sangat hati-hati.

 Beberapa kata kunci dalam Engineering sebagai berikut:

1. Contract Deviation, sekecil apapun deviasi yang terjadi dari perencanaan terhadap kontrak dapat berakibat fatal, beberapa pemilik pekerjaan tidak akan menerima hasil pekerjaan kita karena ketidaksesuaian tersebut. Makanya pada saat Engineering perhatikan betul seluruh spec dalam kontrak. Ga mau kan sudah kerja capek-capek tapi gabisa nagih?

2. Over/Underestimate the Volume

Melakukan Estimasi bukanlah pekerjaan yang mudah. Banyak hal yang masih berupa asumsi yang harus di-adjust sehingga mendekati volume aktual yang terjadi. Dampak dari ketidak akuratan estimasi adalah munculnya additional cost.

3. Unawareness of Situation

Dalam proyek EPC apalagi di lokasi yang sangat remote, situasi bisa menjadi sangat unexpected & uncertainty. Pendalaman kondisi medan lapangan harus sedetail mungkin untuk meminimalisasi ketidakpastian tersebut.

4. Technical Administration

Di beberapa kejadian persetujuan owner, partner, ataupun asuransi menjadi holdpoint mengakibatkan delaynya suatu pekerjaan. Tim Engineering harus mampu memangkas delay tersebut menjadi seminimal mungkin.

B. Procurement

Output Engineering adalah prosedur, gambar, dimensi, spesifikasi, quanity dan data sheet yang diperlukan oleh Tim Procurement untuk memulai proses pengadaan. Tentunya Tim Procurement harus menyaring semua penawaran dari vendor/supplier apakah sudah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan oleh Engineering dan disetujui oleh Owner. Ketepatan schedule pengadaan menjadi kunci dari ketepatan schedule proyek EPC keseluruhan sebab proses pengadaan material atau equipment EPC biasanya memakan waktu 3-5 bulan belum termasuk proses deliverynya (bisa 2 bulan jika dari Eropa/Amerika)

1. Administration & Procedure

Seringkali kendala administrasi menjadi faktor kendala utama proses procurement. Apalagi di proyek dengan administrasi dan prosedur yang sangat ribet seperti Proyek Migas. Sering terjadi keterlambatan yang siginifikan karena barang yang harusnya sudah di PO namun belum mendapat persetujuan dari Owner atau karena ada dokumen yang tidak lengkap barang yang sudah jauh-jauh didatangkan dari Luar Negeri tidak dapat ditagihkan sebagai progress. Jangan heran kalau dibutuhkan waktu yang lama untuk menyiapkan dokumen dan memproses custom clearance. Lagi-lagi kelemahan kita ataupun vendor adalah kelengkapan dokumen.

2. Cost Controlling

Untuk melakukan kontrol biaya harus ada database data administrasi yang akurat. Kemampuan IT sangat dibutuhkan terutama keahlian menggunakan software perhitungan (misalnya Ms.Excel). Budgeting dalam proyek EPC tidaklah mudah, harus didukung oleh pengalaman dan jam terbang yang tinggi. Semakin kita banyak mengenal vendor semakin mudah pula kita melakukan control. Buta terhadap harga suatu barang impor dengan spesifikasi tertentu tentu saja dapat berakibat fatal. Anda akan kecolongan, bisa saja barang yang harganya X anda beli dengan harga 10 kali lipat.

3. Treat an Unique Project as a Normal Project

Tidak semua proyek berada di kondisi ideal. Tidak semua proyek terlaksana di musim kering. Mungkin tidak ada sinyal komunikasi di sana, ataupun struktur tanah yang sangat gembur, atau jalan akses yang sangat sulit dilalui. Pertimbangkan semua resiko terburuk disetiap pengambilan keputusan. Vendor/supplier dengan penawaran terendah seringkali menjebak. Hasil yang kita peroleh tidak seperti yang kita harapkan, akhirnya justru banyak biaya tambahan yang kita keluarkan untuk menutupi kekurangan dari vendor. Lebih baik tunjuk vendor yang memiliki basic pondasi bisnis yang kuat.

C. Construction

Tahap Construction Proyek EPC tidak berbeda jauh dari proyek konstruksi pada umumnya, akan ada pekerjaan clearing, earthwork, civilwork & structure work, mechanical work,  electrical work. Hanya saja tiap-tiap jenis proyek EPC memiliki keunikan dan ketentuannya masing-masing, terutama masalah Safety. Di proyek-proyek Migas standar Safety yang diterapkan sangat tinggi, hampir tidak ada celah bagi kontraktor untuk lengah terhadap safety. 

1. Inneffective Method

Optimasi metode kerja di lapangan sangatlah penting untuk menghindari dua kali atau bahkan tiga kali kerja. Hal ini dikarenakan tidak terbentuknya siklus pekerjaan yang baik, sehingga untuk mengerjakan pekerjaan selanjutnya harus mengulang beberapa bagian pekerjaan yang telah dilakukan. Contoh yang paling sering terjadi adalah tidak sinkronnya sequence pekerjaan pondasi dan pekerjaan underground pipe, sehingga setelah pekerjaan pondasi selesai dan tanah telah ditimbun kembali, tanah terpaksa di gali lagi untuk bisa menginstall underground pipe yang seharusnya dapat ditanam bersamaan pada saat galian pondasi.

 2. Inefficiency Resources

Terlalu sedikit resources itu berbahaya namun bukan berarti terlalu banyak itu juga baik. Seringkali terjadi ketidakseimbangan antara alat, material, dan manpower. Sehingga ada salah satu yang akan idle. Dampaknya inevitable cost.

3. Quality is Commitment!

Kualitas haruslah menjadi komitmen utama dalam sebuah proyek apalagi proyek EPC. Seringkali permasalahan terkait kualitas muncul terakhir kali (saat commissioning) di saat itu banyak sekali re-work yang harus dikerjakan. Akibatnya potensi cost overrun.

D. Commissioning

Banyak proyek EPC yang secara konstruksi sukses namun setelah dilakukan Performance Test ternyata output yang dihasilkan tidak sesuai yang diharapkan. Akibatnya banyak perubahan dan penambahan yang harus dilakukan kontraktor. Karena bagaimanapun Proyek EPC adalah Turnkey, Owner tidak akan mau menerima hasil pekerjaan kontraktor jika spesifikasi tidak sesuai dengan yang disayaratkan di kontrak. Oleh karena itu, berhati-hatilah! Ingat! Quality!

Masih banyak yang dapat diceritakan mengenai Proyek EPC, mungkin lain waktu Penulis akan membahas lebih detail lagi mengenai pengalaman di Proyek EPC.

.....To Be Continued