Studi Terhadap Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kinerja Suatu Proyek

A.     Produktivitas

Produktivitas merupakan nisbah atau rasio antara hasil kegiatan (output, keluaran) dan segala pengorbanan (biaya) untuk mewujudkan hasil tersebut (input, masukan) (Kusriyanto, 1984, p.1). Input bisa mencakup biaya produksi (production cost) dan biaya peralatan (equipment cost). Sedangkan output bisa terdiri dari penjualan (sales), earnings (pendapatan), market share, dan kerusakan (defects) (Gomes,1995, p.157).

Banyak hasil penelitian yang memperlihatkan bahwa produktivitas sangat dipengaruhi oleh faktor: knowledge, skills, abilities, attitudes, dan behaviours dari para pekerja yang ada di dalam organisasi sehingga banyak program perbaikan produktivitas meletakkan hal-hal tersebut sebagai asumsi-asumsi dasarnya (Gomes, 1995).

Pengertian lain dari produktivitas adalah suatu konsep universal yang menciptakan lebih banyak barang dan jasa bagi kehidupan manusia, dengan menggunakan sumber daya yang serba terbatas (Tarwaka, Bakri, dan Sudiajeng, 2004).

Menurut Manuaba (1992) peningkatan produktivitas dapat dicapai dengan menekan sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk dalam memanfaatkan sumber daya manusia (do the right thing) dan meningkatkan keluaran sebesar-besarnya (do the thing right). Dengan kata lain bahwa produktivitas merupakan pencerminan dari tingkat efisiensi dan efektivitas kerja secara total (Tarwaka, Bakri, dan Sudiajeng, 2004, p.138).

Menurut Sinungan, (2003, p.12), secara umum produktivitas diartikan sebagai hubungan antara hasil nyata maupun fisik (barang-barang atau jasa) dengan masuknya yang sebenarnya. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang atau jasa-jasa. Produktivitas juga diartikan sebagai:

a.       Perbandingan ukuran harga bagi masukan dan hasil

b.      Perbedaan antara kumpulan jumlah pengeluaran dan masukan yang dinyatakan dalam satuan-satuan (unit) umum.

Ukuran produktivitas yang paling terkenal berkaitan dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran oleh jumlah yang digunakan atau jam-jam kerja orang.

B.     Pengukuran Produktivitas Tenaga Kerja

Pengukuran produktivitas tenaga kerja menurut system pemasukan fisik perorangan/perorang atau per jam kerja orang diterima secara luas, namun dari sudut pandangan/ pengawasan harian, pengukuran-pengukuran tersebut pada umumnya tidak memuaskan, dikarenakan adanya variasi dalam jumlah yang diperlukan untuk memproduksi satu unit produk yang berbeda. Oleh karena itu, digunakan metode pengukuran waktu tenaga kerja (jam, hari atau tahun). Pengeluaran diubah ke dalam unit-unit pekerja yang biasanya diartikan sebagai jumlah kerja yang dapat dilakukan dalam satu jam oleh pekerja yang terpercaya yang bekerja menurut pelaksanaan standar.

Karena hasil maupun masukan dapat dinyatakan dalam waktu, produktivitas tenaga kerja dapat dinyatakan sebagai suatu indeks yang sangat sederhana = Hasil dalam jam-jam yang standar : Masukan dalam jam-jam waktu.

Untuk mengukur suatu produktivitas perusahaan dapatlah digunakan dua jenis ukuran jam kerja manusia, yakni jam-jam kerja yang harus dibayar dan jam-jam kerja yang dipergunakan untuk bekerja. Jam kerja yang harus dibayar meliputi semua jam-jam kerja yang harus dibayar, ditambah jam-jam yang tidak digunakan untuk bekerja namun harus dibayar, liburan, cuti, libur karena sakit, tugas luar dan sisa lainnya. Jadi bagi keperluan pengukuran umum produktivitas tenaga kerja kita memiliki unit-unit yang diperlukan, yakni: kuantitas hasil dan kuantitas penggunaan masukan tenaga kerja (Sinungan, 2003, p.24-25).

Menurut Wignjosoebroto, (2000, p.25), produktivitas secara umum akan dapat diformulasikan sebagai berikut:

P = O/I (measurable)+ I (invisible).

Keterangan :

P    : Produktivitas

O   : Output

I     : Input

Invisible input meliputi tingkat pengetahuan, kemampuan teknis, metodologi kerja dan pengaturan organisasi, dan motivasi kerja.

Untuk mengukur produktivitas kerja dari tenaga kerja manusia, operator mesin, misalnya, maka formulasi berikut bisa dipakai untuk maksud ini, yaitu:

Produktivitas = total keluaran yang dihasilkan Tenaga Kerja jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan. Di sini produktivitas dari tenaga kerja ditunjukkan sebagai rasio dari jumlah keluaran yang dihasilkan per total tenaga kerja yang jam manusia (man-hours), yaitu jam kerja yang dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tenaga kerja yang dipekerjakan dapat terdiri dari tenaga kerja langsung ataupun tidak langsung, akan tetapi biasanya meliputi keduanya.

C.     Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kinerja di Proyek

Faktor-faktor yang utama yang mempengaruhi produktivitas kinerja proyek dalam kasus ini dijabarkan menjadi dua yaitu faktor SDM dan faktor eksternal. Masing-masing memiliki penjabaran lebih lanjut tentang bentuk pengaruh yang ditimbulkan terhadap proyek.

 

1.      SDM

a.       Tingkat Pendidikan

Tingkat pendidikan dari masing-masing personil proyek jelas sangat berpengaruh terhadap produktivitas pekerjaan. Seorang tenaga skill dan tenaga kasar tentu memiliki produktivitas yang berbeda. Tenaga dikatakan memiliki skill atau keahlian jika memang pernah mendapatkan pendidikan atau pelatihan suatu kompetensi tertentu yang menunjang pekerjaannya. Disamping itu memberi pengarahan tenaga yang berpendidikan jauh lebih mudah daripada tenaga yang kurang berpendidikan. Memberikan arahan kepada tenaga yang kurang berpendidikan dapat mengakibatkan kesalahpahaman yang dapat berakibat re-work. Re-work menjadi salah satu pekerjaan yang seharusnya tidak perlu terjadi namun terpaksa harus dilakukan karena ketidak sesuaian hasil pekerjaan dengan gambar rencana ataupun persyaratan teknis. Selain membuang waktu re-work juga membutuhkan tenaga dan biaya yang tidak sedikit. Oleh karena itu diperlukan perwakilan tenaga skill yang mampu menangkap informasi dengan lengkap dan benar, sehingga tidak perlu dilakukan re-work.

b.      Tingkat Keahlian dan pengalaman

Tingkat keahlian dan pengalaman tentu sangat berpengaruh terhadap kecepatan produksi proyek. Seseorang dengan jam terbang tinggi pada proyek yang sama akan cepat mengambil keputusan sehingga progress tidak terhambat. Keahlian dari tenaga juga sangat berpengaruh pada produktivitas, untuk itu kita harus jeli menempatkan orang (right man right place). Seringkali terjadi, ketika kita menempatkan orang yang salah pada pekerjaan yang kritis, maka akan berdampak pada hasil kerja yang buruk sehingga mengakibatkan harus dilakukan re-work.

c.       Kemampuan dan etos kerja

Etos kerja merupakan salah satu behavior  dari pekerja yang sangat berpengaruh pada produktivitas. Pekerja yang memiliki etos kerja yang tinggi adalah modal yang penting untuk mencapai produktivitas yang tinggi. Namun demikian semangat dan motivasi pekerja sangat fluktuatif, tergantung bagaimana lingkungannya. Jika lingkungan kerja tidak mendukung pekerja yang awalnya semangat pun lama kelamaan akan surut juga etos kerjanya.

d.      Kedisplinan Kerja

Menerapkan pola kerja disiplin sangatlah sulit namun bukan berarti tidak mungkin dilaksanakan. Kebanyakan pekerja kasar, apalagi dalam keadaan yang sedang tidak diawasi akan bekerja seenaknya sendiri. Terkadang beberaoa banyak yang nongkrong di warung pada jam kerja, ataupun hanya duduk-duduk di lokasi-lokasi yang tak terlihat. Namun dengan pola kepemimpinan yang tegas dan memberi contoh disiplin yang ketat pada seluruh anggota, maka pola kerja disiplin bukanlah hal yang sulit. Selain itu dengan menerapkan pola reward dan punishment juga akan menambah tingkat kedisiplinan pekerja maupun karyawan.

e.       Kerjasama dan Komunikasi

Kerjasama dan komunikasi merupakan factor terpenting dalam pembentukan tim yang solid. Tanpa adanya kerjasama yang baik dari pihak pelaksana dan tenaga kerja, sehebat apapun kemampuan individual dari masing-masing pihak yang terkait tidak akan terjadi sebuah lingkungan kerja yang kondusif. Untuk mewujudkan kerjasama yang baik, komunikasi yang baik juga harus diciptakan. Salah satu strategi untuk menciptakan komunikasi yang baik adalah dengan melakukan briefing internal, meeting koordinasi dengan mandor dan subkon, meeting koordinasi dengan pihak-pihak terkait lain secara rutin dan teratur. Sehingga setiap ada masalah dapat segera dibahas dan dipecahkan bersama solusinya bersama. Tanpa ada komunikasi yang baik sebuah permasalahan yang sederhana bisa mengakibatkan keterlambatan yang cukup signifikan. Untuk itu peran PIC atau Pimpinan proyek sangatlah besar, disaat ia menemukan masalah ataupun potensi akan muncul masalah, koordinasi dengan semua pihak terkait haruslah segera dilakukan, kemudian keputusan sehubungan permasalahan tersebut juga harus diputuskan dengan cepat dan dengan solusi yang tepat. Dengan demikian flow dari kinerja proyek tidak akan terhambat.

2.      Eksternal

a.       Upah

Upah merupakan kewajiban pemberi kerja yang sudah sangat umum, namun permasalahan upah ini sangat sensitif hubungannya dengan kinerja dari seseorang. Di saat seseorang merasa apa yang dia kerjakan tidak sesuai dengan upah yang ia terima maka lama-kelamaan kinerjanya menjadi lesu dan produktivitas menurun. Namun sebaliknya jika upah yang diterimanya memuaskan, maka kinerja yang dihasilkan pun akan cenderung memuaskan. Tidak hanya itu terlambatnya pemberian upah juga dapat berakibat mogoknya para pekerja sehingga sangat menghambat progress.

b.      Fasilitas dan perhatian

Baik karyawan maupun tenaga kerja semuanya membutuhkan fasilitas hidup yang layak. Bagaimanapun sebagai manusia kebutuhan pokok baik sandang, pangan, dan papan haruslah dipenuhi. Kita tidak dapat menyuruh orang bekerja seenaknya tanpa memberikan fasilitas yang layak kepada mereka. Kurangnya fasilitas dan perhatian tentu berakibat pada lesunya para pekerja. Yang lebih parah lagi jika kesehatan lingkungan tidak diperhatikan, akan muncul berbagai penyakit sehingga mengurangi jumlah tenaga produksi.

c.       Pembagian Lokasi Kerja

Sebagai pelaksana haruslah jeli dalam melakukan pembagian lokasi kerja, seperti yang telah dijelaskan dipoint sebelumnya. Tidak semua tenaga terampil dalam suatu bidang pekerjaan. Untuk dapat melakukan pembagian secara tepat kita harus tahu benar potensi dari masing-masing grup pekerja yang kita miliki. Dengan demikian kita tidak salah menempatkan lokasi kerja dari masing-masing grup.

Dalam pembagian lokasi/grup-grup kerja terkadang muncul kecemburuan yang berakibat produktivitas menurun pula. Kecemburuan dapat disebabkan peralatan yang kurang memadai, waktu kerja yang lebih ketat, tingkat kesulitan pekerjaan yang lebih tinggi. Untuk menghindari munculnya kecemburuan tersebut, pembagian grup haruslah merata sesuai sdm yang ada.

d.      Reward & Punishment

Salah satu pendorong semangat dan motivasi dari karyawan maupun pekerja adalah reward & punishment. Ada tuntutan tinggi yang harus dipenuhi supaya ada reward yang pasti sangat dinantikan oleh setiap personil, dan ada target minimum yang harus dipenuhi supaya tidak terkena punishment.

e.       Pembelajaran dan arahan

Dalam suatu tim tidak semua personil menguasai sepenuhnya seluruh pekerjaan yang dibebankan padanya. Ada yang setengah paham, ada pula yang masih baru sama sekali. Oleh karena itu pembelajaran dan arahan dari seorang leader haruslah tepat sasaran. Ketika masing-masing personil mampu memahami tugasnya dengan baik maka setiap item pekerjaan akan berjalan dengan baik dan dapat cepat diselesaikan. Pola pembelajaran bagi masing-masing karakter orang berbeda-beda, seorang leader harus jeli mengetahui hal tersebut.

f.       Alat bantu pekerjaan (tools and equipment)

Meskipun nilainya kecil namun alat bantu pekerjaan ini sangat membantu mengangkat produktivitas dari masing-masing personil. Misalnya adanya sarana komunikasi jaringan (internet), sarana percetakan (printer), dan sarana kantor yang memadahi akan mendukung setiap aktivitas kantor dan memperlancar aliran pekerjaan. Namun di saat kita kehabisan kertas sekalipun,semua pekerjaan menjadi tertunda, apalagi jika proyek yang kita hadapu berada di lokasi yang sangat sulit dijangkau. Sama halnya dengan tenaga kerja, ketika mereka diberikan alat bantu yang memadahi produksi juga jauh lebih efektif. Contoh sederhana adalah pemotongan kayu bekisitng, perbandingan kecepatan produksi 4 orang pekerja dengan gergaji sama dengan kecepatan produksi 2 orang dengan bantuan alat gergaji tangan elektrik. Biaya untuk memberi upah 2 pekerja tambahan dan waktu keterlambatan yang dihasilkan tidak seberapa disbanding biaya untuk membeli alat gergaji tangan.

 

3.      Leadership & Team Building

Leadership didefinisikan sebagai proses pengaruh social dimana seseorang dapat memperoleh bantuan dan dukungan orang lain dalam pencapaian tujuan bersama. Peran dan kemampuan seorang leader dapat mempengaruhi kinerja tim sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal bagi keberhasilan dan kesuksesan tim. (Singapore Productivity Association, 2010).

Menurut McKinsey Global Survey yang dirilis tahun 2009, ada 6 skill terpenting yang harus dikuasai seorang leader (Jordan, M., 2010). Skill tersebut adalah:

a.  Challenging Assumptions (Menantang asumsi-berpikir diluar asumsi-asumsi tradisional, menemukan ide-ide baru)

b.      Keberanian mengambil resiko

c.       Menginspirasi anak buahnya

d.      Dapat menjabarkan ekspektasi dengan sangat jelas

e.       Menghargai dan Memberi reward terhadap pencapaian timnya

f.       Pengambilan keputusan partisipatif

Pemimpin yang hebat tahu bahwa ada sebuah celah kecil di psikologi seseorang dimana tujuan akan memiliki efek yang memacu motivasi untuk bekerja lebih giat supaya hasil yang diperoleh meningkat. (Paul Limbrey, 2010)

Sebaliknya menurut Obrowski dalam jurnal Leadership and Productivity yang dirilis oleh Governement of Alberta menyatakan bahwa “seringkali terjadi, produktivitas yang buruk
di lapangan atau dalam sebuah pekerjaan disebabkan karena kurangnya kepemimpinan, sistem dan  proses di tingkat manajemen.” Menurutnya ukuran produktivitas dari pemimpin adalah:

a.       Listeners

b.      Approachable

c.       Tenacious

d.      Forward-thinking

e.       Reflective

Pendapat lainnya dari Andy Mackintosh, president and CEO of FT Services Ltd, ada lima point penting untuk pemimpin dalam meningkatkan produktivitas.

a.       Komunikasi

b.      Delegasi

c.       Kolaborasi

d.      Mendengar

e.       Gigih

Menurut Connors (1997) keterpurukan management leadership dapat mengakibatkan gagalnya program peningkatan produktivitas. Kegagalan ini disebabkan oleh rendahnya motivasi dari anak buah, adanya ego dari kalangan managerial dan ketakutan akan kegagalan, serta paksaan dari management untuk mencapai target administrative tertentu. (Agrawal, Mehra, Siegel,1998)

Untuk keberhasilan program peningkatan produktivitas ada enam point penting yang harus ditekankan, sesuai dengan diagram 3.1. berikut.

Diagram 3.1. Model Konseptual untuk mencapai keberhasilan program peningkatan produktivitas (Johnson, 1992)

D.     Kesimpulan dan Saran

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa Produktivitas adalah perbandingan antara sumber daya sebagai input dan hasil produksi atau keluaran sebagai output yang dihasilkan. Adapun untuk memaksimalkan produktivitas yang perlu ditekankan adalah adalah:

1.        Input

a.         Biaya minimum

b.        Sumber daya minimum

c.         Potensi Obstacle minimum

2.        Output

a.         Jumlah produksi maksimum

b.        Waktu produksi tercepat

c.         Excess atau dampak minimum

Sedangakan factor-faktor yang dapat mengangkat maupun menghambat produktivitas antara lain sebagai berikut:

1.      SDM

a.       Tingkat Pendidikan

b.      Tingkat Keahlian dan Pengalaman

c.       Kemampuan dan Etos Kerja

d.      Kedisplinan Kerja

e.       Kerjasama dan Komunikasi

2.      Eksternal

a.       Upah

b.      Fasilitas dan Perhatian

c.       Pembagian Lokasi Kerja

d.      Reward & Punishment

e.       Pembelajaran dan Arahan 
f.       Alat Bantu Pekerjaan

3.      Leadership & Team Building

Meskipun beberapa factor tersebut cukup sepele namun dapat berdampak besar bagi progress di lapangan, sehingga sebagai pelaksana harus jeli menyikapi berbagai permasalahan terkait hal tersebut.